Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là một bộ phận trong tài sản ngắn hạn, là mặt hàng được giữ lại và bán ra cuối cùng trong kho hàng của các doanh nghiệp sản xuất. Chúng là phương án dự phòng trong trường hợp lượng cung không đáp ứng đủ lượng cầu, chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay, hàng tồn kho có thể được phân thành 4 loại sau:
- Nguyên liệu thô: Là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, nguyên liệu được gửi đi gia công tái chế hay được mua khi đang đi trên đường về
- Bán thành phẩm: Bao gồm các nguyên liệu thô được điều chế thành các bộ phận hoặc phân đoạn của thành phẩm. Đây là hàng tồn kho của các sản phẩm đã hoàn thiện một phần, sẵn sàng cho quá trình sản xuất tiếp theo.
- Thành phẩm: Là sản phẩm hoàn chỉnh, đáp ứng đủ điều kiện để đưa ra thị trường, đến tay khách hàng
- Nguồn vật tư: Là những nguyên liệu cần thiết để sản xuất ra sản phẩm nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm như bao bì, nhiên liệu, thùng carton…
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là quá trình quản lý trạng trạng thái của tất cả các tài sản vật chất cần thiết để sản xuất hàng hóa trong quá trình sản xuất. Nó bắt đầu bằng việc mua linh kiện và kết thúc bằng việc bán sản phẩm.
Chức năng quản lý hàng tồn kho trải dài từ việc mua nguyên liệu thô đến quản lý hàng hóa thành phẩm và hơn thế nữa. Tùy thuộc vào ngành hoặc phương thức sản xuất, nó thường bao gồm các hạng mục sản phẩm đang trong quá trình sản xuất (WIP).
Quản lý hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong quản lý chuỗi cung ứng tổng thể. Nó bao gồm quy trình lập kế hoạch và đặt hàng các nguyên liệu và linh kiện cần thiết để sản xuất thành phẩm, cũng như quản lý kho và lưu trữ, thủ tục nhận và xử lý hàng tồn kho, theo dõi lô hàng tồn kho, lập tài liệu và báo cáo về chuyển động hàng tồn kho, quản lý đơn hàng…
Giờ đây, khi nói đến việc quản lý hàng tồn kho cho nhà sản xuất, điều quan trọng là phải luôn cập nhật quy trình để tránh các vấn đề như chi phí lưu kho cao hoặc sản phẩm hết hạn. Để tránh những vấn đề này cũng như các vấn đề sản xuất và hậu cần khác, nhà sản xuất phải phát triển và thực hiện các chiến lược quản lý hàng tồn kho phù hợp.
Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho có thể là tài sản quan trọng nhất của công ty. Quản lý hàng tồn kho là nơi hội tụ tất cả các yếu tố của chuỗi cung ứng. Các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp cần lập kế hoạch và sử dụng hệ thống dự báo chính xác mức tồn kho, từ đó đáp ứng nhất quán nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Các loại quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho định kỳ
Hệ thống kiểm kê định kỳ là một phương pháp định giá hàng tồn kho cho mục đích báo cáo tài chính, trong đó việc kiểm kê thực tế hàng tồn kho được thực hiện theo những khoảng thời gian cụ thể. Phương pháp kế toán này lấy hàng tồn kho vào đầu kỳ, thêm các giao dịch mua hàng tồn kho mới trong kỳ và khấu trừ hàng tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn hàng bán (COGS).
Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch (QR)
Mã QR có thể truyền tải thông tin nhiều hơn tới 60 lần so với mã vạch truyền thống. Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch QR để gán số cho từng sản phẩm bán ra. Họ có thể liên kết một số dữ liệu quan trọng bao gồm nhà cung cấp, kích thước sản phẩm, trọng lượng và thậm chí cả dữ liệu biến đổi, chẳng hạn như số lượng trong kho.
Quản lý hàng tồn kho RFID
RFID hoặc nhận dạng qua tần số vô tuyến là một hệ thống truyền không dây danh tính của sản phẩm dưới dạng số sê-ri duy nhất để theo dõi các mặt hàng và cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm. Hệ thống quản lý kho dựa trên RFID có thể cải thiện hiệu quả, tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho và đảm bảo việc tự ghi lại việc nhận và giao hàng nhanh chóng.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến
Quản lý hàng tồn kho đúng lúc (Just-in-Time)
Chiến lược này lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn giữ càng ít hàng tồn kho càng tốt trước khi sắp xếp lại để bắt đầu sản xuất. Chiến lược Just-in-Time liên quan đến việc đặt hàng nguyên liệu thô từ các nhà cung cấp chỉ khi có nhu cầu về sản phẩm.
Mô hình sản xuất Just-in-Time hay JIT cố gắng đáp ứng nhu cầu một cách chính xác nhất có thể, từ đó giảm thiểu chi phí nắm giữ và cải thiện tính thanh khoản. Tuy nhiên, việc đảm bảo rằng đúng số lượng nguyên liệu đến cơ sở vào đúng thời điểm và đúng số lượng dự kiến đòi hỏi phải lập kế hoạch nguyên liệu chính xác cũng như trao đổi hiệu quả với các nhà cung cấp.
Như vậy, doanh nghiệp sản xuất có thể tiết kiệm chi phí lưu kho do có hàng tồn kho dư thừa.
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
First In, First Out dựa trên các nhà sản xuất vận hành dây chuyền sản xuất liên tục. Phong cách quản lý hàng tồn kho này cho phép họ di chuyển hàng tồn kho cũ trước khi bán các mặt hàng mới ra thị trường.
Một chiến lược tương tự với LIFO này – Vào sau, Ra trước. Phương pháp này tập trung vào việc bán những sản phẩm mới nhất trước tiên vì chúng có chi phí sản xuất cao hơn. Do đó, doanh nghiệp tập trung vào việc thu hồi khoản đầu tư tương đối đáng kể hơn vào những sản phẩm gần đây hơn.
Xem thêm: FIFO và LIFO là gì? Phương Pháp Nào Phù Hợp Với Kho Hàng 4.0
Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP)
MRP là một hệ thống phức tạp để lập kế hoạch sản xuất và xác định các yêu cầu cần thiết. Do đó, hầu hết các hệ thống MRP đều có chức năng quản lý hàng tồn kho chính xác.
Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu bắt đầu với số lượng sản phẩm được xác định trước sẽ được sản xuất và khung thời gian để thực hiện việc đó. Kế hoạch sản xuất được gắn với hóa đơn nguyên vật liệu của sản phẩm để phần mềm MRP có thể xác định nguyên liệu nào và số lượng nào cần thiết. Việc ứng dụng hệ thống MRP giúp cho doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối thiểu nhưng đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Điều này giúp giảm chi phí lưu trữ và quản lý tồn kho, tăng hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Mô hình phân tích ABC
Mô hình phân tích ABC là một phương pháp quản lý hàng tồn kho được sử dụng để xác định tầm quan trọng của các mặt hàng tồn kho đối với một doanh nghiệp.
Trong phân tích ABC, hàng tồn kho thường được chia thành ba loại:
- A: Sản phẩm giá trị cao với tần suất bán hàng thấp
- B: Sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán hàng vừa phải
- C: Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán hàng cao
Ưu tiên hàng tồn kho có vô số lợi ích tiềm năng như biết nơi nào và khi nào cần tập trung nỗ lực nhất, tăng tính minh bạch trong quy trình kiểm kê, giúp tổ chức tốt hơn kho hàng và chuỗi cung ứng…
Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ
Phương pháp quản lý hàng tồn kho EOQ (còn gọi là số lượng đặt hàng kinh tế) là một phương pháp lập kế hoạch tồn kho để tính toán số lượng sản phẩm cần đặt hàng để giữ chi phí tồn kho phù hợp khi có nhu cầu ổn định. Ý tưởng đằng sau EOQ là cân bằng lượng hàng tồn kho với lịch chạy của một lô để quá trình sản xuất cho các sản phẩm cụ thể không phải chạy quá thường xuyên. Điều này rất hữu ích ở những công ty có thời gian chuyển đổi rất dài hoặc phức tạp.
EOQ dựa vào thời gian giao hàng ổn định và liên tục, nhu cầu cũng như chi phí đặt hàng và vận chuyển. Do đó, nó chủ yếu được sử dụng như một công cụ lập kế hoạch tồn kho cho quy trình làm việc từ sản xuất đến tồn kho ở quy mô lớn hơn. Tuy nhiên, nếu thực hiện đúng, việc sử dụng nó có thể giúp giảm đáng kể chi phí vận chuyển và vận hành, cũng như cải thiện vòng quay hàng tồn kho và dòng tiền.
Tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn là lượng hàng tồn kho bổ sung mà công ty giữ lại để tránh tình trạng hết hàng do các tình huống không lường trước được. Vùng an toàn này có thể là cứu cánh quan trọng khi thị trường gặp biến động. Dựa vào dữ liệu và phân tích về tỷ lệ tiêu thụ để xác định mức tồn kho an toàn cho hàng hóa.
Giải pháp quản lý kho hàng thông minh WMS-X của VTI Solution
WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh bằng QR code nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group với 3 tiêu chí:
- Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
- Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
- Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất
WMS-X là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như:
- Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,…
- Kiểm soát chính xác 99% tình trạng hàng hóa: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng.
Đăng ký nhận demo sản phẩm ngay tại đây!
